2 herramientas para recuperar el 40% de tu tiempo

El tiempo es nuestro recurso más valioso, si no aprendemos a cuidarlo desaparece sin que te des cuenta, en pequeñas cantidades; 5 minutos en llamada, 2 minutos en WhatsApp, 1 hora en junta.

Y así, poco a poco, se acumula un desperdicio al menos del 40% de tu tiempo.

Tal vez pienses que no es desperdicio, es porque estás muy ocupado y tienes muchas cosas que hacer. Sin embargo, si haces un recuento, descubrirás que muchas cosas no deberías de hacerlas.

La pérdida de tiempo no depende de tu nivel en la empresa, escolaridad, número de certificaciones, si eres dueño o no. Depende directamente de ti, de las decisiones que tomas el día sobre las cosas que aparecen en tu cancha. Claro la cultura de tu equipo cercano influye, pero al final solo tú puedes proteger tu día. Hagamos un ejercicio numérico.

En un año la cantidad de tiempo que pierdes:

800 horas perdidas al año =
40 horas semana * 40% de desperdicio * 50 semanas al año

Si tu equipo es de 6 personas, pierden 4,800 horas en un año. 4,800 horas perdidas es una cantidad monstruosa, si agregas el costo por hora, es un escenario casi trágico.

A estas 1,920 horas debes agregar el costo de las cosas que dejas de atender en ese tiempo:

Por ejemplo: Clientes no atendidos, ventas no realizadas. La cantidad es prácticamente exponencial.

No obstante, las dos herramientas para recuperar el 40% de tu tiempo están disponibles para cualquier persona.

Herramienta 1: Domina tu día

Podrás encontrar mucha literatura de este tema, la esencia no son los apps, agendas electrónicas o técnicas asiáticas místicas. Su esencia es mucho más sencilla, se llama ORDEN.

Orden significa tener en claro las cosas y ordenarlas para que al hacerlas obtengas el resultado esperado.

Si es tan sencillo por qué la gente no lo hace. La respuesta es muy sencilla, la inmediatez afecta el orden. Con inmediatez me refiero a los correos, WhatsApp, llamadas, juntas y todos los distractores que gustes agregar.

Muchas personas me dicen que estos no pueden eliminarse porque son parte del trabajo cotidiano, tienen razón, no los puedes eliminar, pero sí los puedes ORDENAR.

Para dominar tu día:

  • Protege tu tiempo, dando prioridad a las actividades que sí debes realizar,
  • Identifica los distractores y acota su atención a tiempos específicos,
  • Sobre todo aprende a decir No.

Cuando aceptas que otros rompan tu orden, empiezas a perder tiempo, tú tiempo.
Herramienta 2: Colaboración efectiva

La esencia de este principio también es sencilla, pero de alto impacto. Tiene que ver con la forma en que interactúas con tu equipo de trabajo.

La colaboración se basa en solicitar correctamente lo que necesitas. Contestando para ti y tu interlocutor las tres preguntas básicas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? Debes garantizar que en tu equipo se respete esta regla.

Cuando recibas una solicitud que no responda las tres preguntas, acostúmbrate a regresarla solicitando que se aclaren. Ahorraras una cantidad impresionante de tiempo y esfuerzo con el simple hecho de que todos tengan claro lo que se solicita y lo entreguen a tiempo.

Contestando estas preguntas, estás pidiendo correctamente lo que necesitas, tu contraparte lo tiene claro, tú lo tienes claro. Se ahorra tiempo, la colaboración fluye, los objetivos se logran.

¿Estás listo para recuperar el 40% de tu tiempo?

Piénsalo unos minutos, qué harías con 800 horas adicionales en el año. Vale la pena ir por ellas.

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