Exceles sagrados


Es un excel (no respaldado) que solo tiene “Juan”, porque solo él le sabe, está en su computadora y tiene información histórica de finanzas, clientes y/o proyectos.
¿Cuántos exceles sagrados tienes en tu empresa?

¿Cuántos deberías tener? CERO

Tener una o varios exceles sagrados, es una clara señal de que en la empresa hay huecos operativos.
Significa que el trabajo de toda la empresa, está condicionado a una persona y su archivo de excel.
Esto crea un empoderamiento, no saludable, “Juan” puede sentirse imprescindible y condicionar a sus compañeros o simplemente limitar la capacidad de acción pues solo él tiene la verdad absoluta.
Información desarticulada
Los exceles sagrados, no se comunican entre sí, esta desarticulación genera inconsistencia, para todo hay diversas versiones, por lo que ningún reporte es completamente confiable. Además del tiempo que tardas en consolidar información, necesitas la “voluntad” de los dueños de los exceles para compartir información.
Todos hemos escuchado historias de terror, donde se pierde información porque el excel se modificó por accidente y no había respaldos. “Juan” se enfermó y nadie tiene acceso a su máquina. Peor aún, alguien se fue enojado de la empresa y borró el excel.
La información es de la empresa, no de las personas, debe estar guardada en dispositivos controlados por la empresa. No es un asunto menor. Como dueño necesitas disponibilidad absoluta e inmediata.

¿Cómo eliminar los exceles sagrados?

Lo más importante es entender que no es un asunto de tecnología, es un asunto integral de orden, de coordinación de 3 elementos: Personas, procesos y tecnología.

5 Pasos inmediatos :

  1. En cada área identifica si existe un excel sagrado.
  2. Para cada excel sagrado, identifica al responsable con nombre y apellido y obtén al menos un reporte de lo que en él se almacena.
  3. Realiza un mapeo del proceso general de negocio y los puntos que originan información.
  4. Establece un nuevo esquema, en un principio en la nube (google drive o dropbox) de la empresa, donde tú como dueño tengas control de los accesos, prende la opción de respaldos automáticos. Los exceles estarán solamente en este lugar.
  5. Platica con los dueños de los exceles sagrados, uno por uno, explícales cómo va a funcionar el tema y la importancia de que la información esté en un lugar común, que facilita la colaboración.

Esquema ideal:

Utiliza en tu empresa una plataforma de gestión de actividades, de tus procesos de negocio más críticos, de esta manera tendrás además de la eficiencia operativa, información estadística e histórica para tomar decisiones. Las personas no podrán borrar ni modificar información.
Lo más importante es que la información será siempre y estará siempre en control de la empresa, tú como dueño dormirás más tranquilo.
Recuerda: La información de la empresa es de la empresa
Postdata:
Llámame y platiquemos sobre los beneficios de reducir el #desmadre operativo

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